小型企業所依賴的技術可能是決定企業實現超常增長還是停滯不前的決定性因素。即使在電話系統這樣熟悉的類別中，選擇也比比皆是。
自從引入第一個商業 VoIP（互聯網協議語音）電話系統以來1995 年，企業一直在穩步從基于固定電話的經典電話系統轉向基于網絡的現代解決方案。那么，是什么真正促使公司放棄他們的傳統工具并開始使用 VoIP？更重要的是，這是否適合您？
我們將對此進行深入研究 VoIP 與固定電話辯論， 幫助有遠大夢想的小企業主實現對公司通信做出更自信的決定。
VoIP 與固定電話：為什么是 VOIP？
VoIP 提供什么服務？
您已經知道固定電話是什么，但您可能不確切知道它是如何工作的。從本質上講，傳統電話通話會將您的聲音轉換為一系列電信號，這些電信號通過一系列廣泛的銅線和相互連接的電話線在另一端以聲音的形式出現。
另一方面，VoIP 不需要所有物理的、海岸到海岸的連接。簡而言之，VoIP 系統通過互聯網傳輸和接收語音。意思是，您從任何地方撥打電話所需的唯一基礎設施是穩定的網絡連接。
VoIP 與其他類型的電話服務相比如何？
與固定電話相比，VoIP 具有很多優勢。以下是小型企業最明顯的好處：
可訪問性： VoIP 不僅限于實體辦公樓或插入墻壁的手持座機。這意味著您的團隊可以在任何有互聯網連接的地方交談。隨著越來越多的企業吹噓 遠程工作者和/或在家工作政策，VoIP 的靈活性對全球團隊來說變得至關重要。
經濟性： VoIP 對小型企業的最大吸引力之一是安裝、維護和設置成本最低。根據目前的研究，您可以預期 VoIP 可以將普通企業的電話相關成本削減 40-80%。這些節省的成本可用于發展您的業務，而不是為過時的技術買單。
可擴展性：當事情進展順利且業務蓬勃發展時，快速擴展成為當務之急。VoIP 讓您可以利用發展機會，而不是等待購買新電話和安裝固定電話。向 VoIP 電話系統添加新號碼不需要向 IT 部門提出任何請求。事實上，它只需要點擊幾下鼠標。電子商務業務的季節性擴張和收縮比以往任何時候都容易，因為您可以隨著時間的推移進行調整以滿足您的需求。底線：你可以按照自己的方式成長。
簡單性：VoIP 系統的易用性源于現代軟件和用戶友好的界面。今天的員工習慣于使用他們可以快速測試和學習的基于網絡的數字產品。與手動設置相比，管理人員可以更快地對這些系統進行培訓。無需實體電話和持續維護，管理人員可以專注于發展團隊，而不是解決困惑的員工提出的故障排除問題。
VoIP 設置和功能：
VoIP 需要什么樣的互聯網連接和技術設置？
現在您知道 VoIP 是 易于使用，可以為您省錢且靈活足以在任何地方使用，您可能想知道設置起來有多難。答案？這可能比您想象的要容易。
任何信譽良好的企業 VoIP 服務提供商在初始設置期間都會做的第一件事是檢查以確保您的互聯網連接穩定，可以支持基于網絡的呼叫。此過程還可能需要重新配置您的網絡，以便為您的電話呼叫保留足夠的帶寬，幫助您避免像 掉線和延遲時間。
哪些 VoIP 功能最適合小型企業？
這個答案取決于從運營行業到業務戰略等各種因素。但是，通過查看大多數公司中呼叫量最高的兩個部門，我們可以學到很多東西：銷售和支持。
支持：工作流集成
讓支持代理能夠將他們的工具合并到一個視圖中，讓他們的工作更快、更智能、更高效。支持人員已經有很多流需要跟蹤——從電子郵件和聊天到 CRM 軟件和產品文檔。所以很難知道什么信息在哪里。
將所有這些數字環境集成到基于軟件的電話系統中的能力有助于座席更好地專注于對話本身。例如，當電話響起時，Aircall 的洞察卡會在代理的 CRM 中彈出，顯示客戶的姓名，團隊成員的筆記和最近購買的交易數據。因此，當座席接聽電話時，他們已準備好為該客戶提供量身定制的個性化體驗。
對于銷售：更快的功能
最近的一項研究發現，在 5 分鐘內給潛在客戶打電話 將您獲得資格的機會提高 100 倍（與 30 分鐘后致電領導相比).或者簡單地說，響應延遲等同于金錢的流失。
VoIP 可幫助您最大限度地提高您的團隊聯系潛在買家的能力，以及他們被潛在買家聯系的能力。呼叫級聯 允許您的團隊分配來電的分配方式，以減少漏接電話的可能性。點擊撥號無需手動操作即可立即連接，PowerDialer 功能讓您的團隊無需眨眼即可輕松瀏覽出站撥號列表。
切換到 VoIP
您如何讓內部員工為您的企業向 VoIP 的轉變做好準備？
為您的團隊配備優質耳機后，就該專注于內部培訓了。指導您的員工如何使用他們每天會遇到的功能和集成。由于 VoIP 電話系統連接到互聯網，該軟件很可能會在添加新功能時獲得更新。與您的團隊聯系，確保每個人都知道如何充分利用該技術。
最后，確保您的經理通過您的 VoIP 提供商進行全面的入職培訓。這將幫助他們準備好處理來自團隊的常見和反復出現的問題。
您的員工使用 VoIP 需要知道什么？
與任何基于網絡的技術一樣，安全是第一位的。培訓您的員工使用安全密碼，并努力在您的辦公技術上執行安全標準（例如雙因素身份驗證）。
管理人員還應該學習如何使用軟件的管理部分。當他們加入團隊成員時添加新號碼、解釋數據分析以及設置語音郵件和 IVR（交互式語音響應）等關鍵功能將是成功的關鍵。
那么，VoIP 服務能否對小型企業的利潤產生積極影響？
結論：絕對。VoIP 已經擁有一些明顯的優勢，其基于 Web 的基礎無疑預示著未來（和更快）的創新。毫無疑問，對具有 200 年歷史的電話模型的熟悉程度令人感到欣慰。然而，它的現代替代方案為小型企業提供了更好的功能和更智能的解決方案，同時為您和您的客戶削減成本（并讓利）。