如何選擇商務電話系統

許多負責升級企業電話系統的專業人員沒有通信技術背景，甚至可能不知道從哪里開始。該行業存在很多混亂，可能需要進行大量研究才能弄清楚您可能需要什么。

為了幫助任何負責改進其業務電話系統的人，我們開發了本指南以簡化流程。

什么是商務電話系統？

開始時，讓我們定義“商務電話系統”的含義。商務電話系統是一個電話系統，這些電話系統相互連接并提供以下功能：有人剛剛在辦公室安裝了一系列電話。這些功能可能包括電話會議、呼叫轉移、轉接和呼叫統計報告。當今的許多系統（包括 VoIP 系統）都使用互聯網而不是傳統電話線進行呼叫。

電話系統的主要類型有哪些？

100 多年來，如果您想從辦公室撥打或接聽電話，固定電話可能是您唯一的選擇。這是連接世界各地家庭和企業的技術。使用固定電話時，需要有人親自接聽電話才能使用。它沒有太多的靈活性。多年來，這一直是客戶對企業或服務提供商的期望，也是交付的內容。

但在 1990 年代，開始對替代技術進行投資，包括互聯網和手機。這些新技術為要傳輸的通信創建了新的連接，為企業提供了更多選擇來找到實現其目標的最佳系統。VoIP（VoIP 或 Voice over IP，意味著電話交談通過計算機網絡傳輸，而不是舊的固定電話線）系統允許用戶從幾乎任何地方撥打或接聽電話，只要有互聯網連接。這種靈活性和機動性使企業能夠更輕松地提供客戶所需的服務和支持。

如今，商務電話系統通常是內部部署 (PBX) 或云托管系統。任何一個都可以啟用 VoIP。

PBX 系統（內部部署）

PBX 通常需要對設備進行資本投資——CPU 和電話。在典型的 PBX 模型中，您可能會預先支付 PBX 設備的費用，然后定期支付支持費用。

PBX 需要與外界相連。這種連接通常由您熟悉的電話公司提供。因此，您不僅需要從供應商處購買電話系統和支持，還需要購買連接。

但是，您現在可以購買通過 Internet 傳輸的連接，因此您不需要電話線與外界相連。公司（如 DiRAD）出售這種連接性。它被稱為 SIP 中繼。SIP 代表會話發起協議。這是 VoIP 標準。SIP 的優點在于您無需提前購買容量、單獨的電話線或與大型運營商簽訂合同。SIP 中繼往往比有線連接便宜得多。許多公司已經轉向 SIP 中繼，因此他們正在為舊的 PBX 提供新的 VoIP 線路。

云托管系統

云系統越來越成為標準，但仍有 80% 或更多的市場使用舊的 PBX 技術。

云托管系統以訂閱模式運行。您每月為使用付費。通常，它是按固定費率向每個用戶收費的。一些公司還按分鐘收費，而其他公司（如 DiRAD）則不收費。大多數云托管系統不收取安裝費用，但有些公司會收取象征性的安裝費用（DiRAD 不收取費用）。

您可能還會聽到“全渠道通信”一詞。具有全渠道通信的電話系統使使用手機運營的公司能夠應對責任制和客戶體驗一致性的新挑戰。DiRAD 的電話系統允許您將呼叫發送到手機，但保留標準電話系統的統一客戶體驗。

那么你從哪里開始呢？

現在您已經更加熟悉商務電話系統包含的內容以及不同類型的系統，是時候開始盤點您目前擁有的系統（如果有）以及您需要新系統的什么。

您當前的設置是什么？

您是一家投資于全新設計的新辦公室的初創公司嗎？您要開設一個不必連接到現有位置的辦公室嗎？如果是這樣，您對系統的選擇是完全開放的。

但是，如果您要升級現有辦公室，或開設需要與現有地點無縫集成的新辦公室，您將需要評估當前的設置。要弄清楚構建當前系統或朝不同的方向前進是否最有意義，要問的一些問題包括：

• 當前使用的設備是否滿足業務需求？
• 設備是否完好？
• 是否使用傳統固定電話或是否有 VoIP 連接？
• 需要進行哪些升級才能擺脫傳統電話線？
• 建筑物有什么類型的互聯網連接？

如果您目前設置了固定電話，從經濟角度來說，建立它可能是有意義的。但是，如果您是從頭開始，或者如果您有 VoIP 設置，那么使用 VoIP 很可能是有意義的。VoIP 系統的短期和長期投資可能會更少，而且構建起來更加靈活。

您的電話系統需要什么？

當您開始為您的企業尋找新的電話系統時，請確保您了解您的電話系統需要什么。無論您是小型企業還是大型企業，這一點都適用。了解您的公司離不開系統的哪些功能，以及您當前的系統似乎缺少什么。如果您清楚地了解自己希望從新系統中獲得什么，那么在與通信解決方案提供商交談時，您會更容易找出最適合您的業務的選項。

他們最初會問的一些問題是：

1. 系統上會有多少用戶？
2. 您是否擔心無法回答客戶的下班后訪問問題？
3. 您是否擁有或想要使用遠程工作人員？

如果您能夠提供這些答案，他們將能夠開始構建一個框架，以便為您的業務提供一個好的解決方案。

哪些電話系統功能對大多數企業有影響

不確定您的電話系統真正需要什么？不用擔心。通信解決方案提供商（如 DiRAD）的專業人員可以幫助您解決這個問題。但隨著時間的推移，我們發現許多企業在考慮其系統時都考慮了相同的功能：

1. 就產品本身而言，他們正在尋找：
   1. 易于管理的解決方案
   2. 網絡界面
   3. 錄音功能
   4. 易于設置話務員
   5. 基于 Web 的用戶管理（管理問候語、OOF、語音郵件）
   6. 對短信和其他功能的板載支持
   7. 無限制的本地和長途電話，每月固定費用
2. 企業希望從其通信解決方案提供商處獲得哪些服務：
   1. 現場服務和安裝
   2. 協調所有其他供應商和技術
   3. 即時上線
   4. 親力親為的供應商
3. 持續支持：
   1. 了解客戶的緊迫性并盡快做出響應的員工
   2. 了解客戶系統的員工
   3. 不管他們有多小，都被當作最大的對待

請記住，雖然電話系統本身不會成為您業務的收入中心，但設計良好的系統可以幫助您留住客戶、保持員工誠實并降低總體成本。

與通信解決方案提供商預約

在更好地了解您可以從新電話系統獲得什么以及您希望從中獲得什么的具體細節后，現在是時候與專業人士交談了。預約開始討論您的業務和您的通信系統需求。計劃在第一次通話中花費一到兩個小時?；卮鹉乃袉栴}很重要，對提供者回答他們的所有問題同樣重要。

除了確保他們了解您的電話系統所需的功能外，您可能希望在此過程的早期提出一些問題：

1. 我們沒有 IT 人員。您的技術人員會來我們的位置向我們展示系統的工作原理嗎？（DiRAD 的技術人員會到您的位置對您進行培訓）
2. 我沒有時間處理更換供應商的所有細節。你能處理所有后勤工作，比如轉移我的電話號碼和幫我取消服務嗎？（DiRAD 會處理一切）
3. 我必須簽合同嗎？（不適用于 DiRAD）
4. 沒有經驗的用戶可以管理這個系統嗎？還是我們總是需要打電話給您？（DiRAD 的管理界面很簡單，我們會培訓您，但您可以隨時給我們打電話或發短信）
5. 每次我們要求更改我們的系統時，您都會向我們收費嗎？（不在 DiRAD）
6. 你會檢查我的計算機網絡并確保我的系統可以正常工作嗎？（DiRAD 會，如果它需要補救，我們也可以收取象征性的費用來完成這項工作）
7. 您設置解決方案的費用是多少？（DiRAD 不收取任何設置費用）

不要羞于提出任何問題。這使您在選擇提供商時可以做出更明智的選擇。您要確保選擇一個您信任的可靠合作伙伴，在他們指導您完成決策過程及其他過程時，他們會牢記您的最大利益。隨時詢問建議并跟進。與他們推薦的企業交談，并詢問與通信提供商定期合作的感覺。它是否符合您希望與合作伙伴一起工作的方式？談話是否讓您感覺更自在或提出更多問題？

仍然不確定從哪里開始？給 DiRAD 打電話。我們是統一通信系統行業的專家，35年多來始終秉承一個信條：客戶至上，其他一切自理。我們將與您合作，確保您找到適合您情況的商務電話系統。