了解專業人士如何為他們的企業創建有效的自動助理 (IVR) 菜單以節省時間和金錢。
還記得您上次致電客戶服務是什么時候嗎？你聽到這段錄音：
感謝您的來電。按 1 與銷售人員交談。按 2 與支持人員交談。按 3 給我們留言。要重復此消息，請按 0。
當您在菜單上選擇一個選項時，它會轉到您選擇的部門。
只是。喜歡。那個。
自動話務員菜單或 IVR 菜單將接聽來電，將他們引導至正確的位置，而無需您實際動一根手指。IVR 代表交互式語音響應。
自動話務員菜單包含在您的呼叫轉移計劃中。不確定這是否適合您？這是更多信息的快速資源呼叫轉移及其所有驚人的好處。
是的，使用此服務無需支付額外費用。
通過此分步指南開始使用您的菜單：
利用這些專業技巧提高效率和組織性：
技巧 1：編寫自動助理菜單問候語
您的自動助理菜單問候語為您的來電者提供了說明。
在錄制之前寫下您的菜單腳本將確保您的說明清晰、簡潔和直接。
提問：
當有人撥打您的號碼時，您希望發生什么？
示例答案：
當有人撥打我的號碼時，我希望播放菜單問候語。如果有人按 1，它會在我的個人手機上響鈴，以幫助現有客戶。如果有人按2，它會響到我助理的手機上，讓新客戶下單。如果有人按 3，將允許呼叫者留下語音郵件。
太棒了！現在，將其格式化為腳本，如本例所示：
感謝您致電南加州的 Pig Troughs。
如果您是需要幫助的現有客戶，請按 1。
如果您有興趣為您的豬訂購新食槽，請按 2。
要給我們留言，請按 3。
將該腳本放在手邊 – 下一步您將需要它。
技巧 2：錄制您的問候語
如果您是 Mac 用戶，則可以使用 GarageBand 在您的計算機上創建您的菜單問候語。
還有免費的開源工具，例如 Audacity，在您可以免費下載以創建您的問候語。
或者，如果您更喜歡使用應用程序在手機上錄音，有很多應用程序可供選擇。查看 PC Mag 關于 6 種值得嘗試的錄音機應用的文章。
錄制完成后上傳文件的方法如下：
- 登錄您的帳戶
- 選擇號碼
- 選擇您的號碼
- 選擇通話
- 找到全部發送調用
- 從下拉菜單中選擇菜單
- 選擇編輯菜單以繼續
- 從您的計算機上傳一個M4A、MP3 或 WAV 文件，用作您的菜單問候語。
- 當您在線返回您的 NumberBarn 帳戶時，選擇保存用于保存錄音的消息按鈕。
或者，放棄那些花哨的錄音工具，直接用手機錄音：
- 登錄您的帳戶
- 選擇號碼
- 選擇您的號碼
- 選擇通話
- 找到全部發送調用
- 從下拉菜單中選擇菜單
- 選擇編輯菜單以繼續
- 輸入您要放置錄音的實體電話的電話號碼，例如您的手機。
- 選擇呼叫我進行錄音
- 系統將撥打您的號碼并提供錄音說明。
- 當您返回 NumberBarn 時在線帳戶，選擇保存消息按鈕以保存您的錄音。
一些建議：
- 如果使用電話，請消除干擾——關閉電話通知聲音、嗡嗡聲等。
- 注意你的環境——背景中有狗叫嗎？房間的聲音質量好嗎？
- 使用 插入手機的外接麥克風通常有助于提高音質。
提示 3：設置呼叫以響鈴到正確的電話號碼
現在您已經上傳了菜單問候語，是時候設置您的菜單選項以路由到正確的目的地了。
鍵盤上的每個號碼都會路由到您選擇的目的地，例如您的手機、助理的手機或語音信箱。
以下步驟將指導您完成這些選擇：
- 登錄您的帳戶
- 選擇號碼
- 選擇您的號碼
- 選擇通話
- 找到全部發送調用
- 從下拉菜單中選擇菜單
- 選擇編輯菜單繼續
- 選擇右側的添加選項以打開該鍵盤選擇
- 選擇下方的下拉菜單按下按鍵時，將呼叫發送至
- 做出選擇
可用的選擇：
- 已禁用：這將從菜單中禁用此選項。來電者將無法選擇此選項。
- 轉發：將此菜單選項轉發到一個外部電話號碼
- 語音信箱：將呼叫發送到 NumberBarn 帳戶的語音信箱
- 重復消息： 這將重復主菜單問候語
無效按鍵
無效按鍵將重定向在菜單上選擇未啟用選項的呼叫者。
沒有按鍵
當呼叫者沒有在菜單上進行任何選擇時，沒有按鍵會將呼叫者重定向到一個選項。
對菜單進行任何更改后，始終選擇“保存”。
提示 #4：測試您的菜單
既然您已經將所有零碎的東西放在一起，是時候測試您的菜單以確保它完全按照您的需要工作了。
使用菜單上未配置的號碼向您的 NumberBarn 電話號碼撥打測試電話。
例如，如果選項 1 是轉接至您的手機，請使用您手機以外的其他號碼撥打電話，以準確了解您的菜單如何為打入的外人服務。
如果它聽起來不像您想要的那樣，請按您認為合適的方式進行編輯。
一路上有問題嗎？直接問我們！
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