軟電話代表著商務電話系統，而是使用 IP 技術（互聯網協議）運行。
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什么是軟電話？
使用軟電話，可以使用桌面軟件、移動應用程序或基于互聯網瀏覽器的應用程序撥打電話，而不是使用物理撥號盤。軟電話技術依靠您設備的揚聲器和麥克風系統將語音數據包傳輸給預期的接收者。
雖然這種以軟件為中心的解決方案乍一看對新用戶來說可能很陌生，但這些軟電話解決方案 擁有 硬電話 的所有功能，還有許多省時的好處。它們在設置和調整方面也更加靈活，大多數 VoIP 電話系統將更具成本效益——在長期和短期。
根據您選擇的解決方案，軟電話可以完全在云端運行，這使得它們可以通過互聯網連接從任何地方訪問?；跒g覽器、移動和可下載的桌面電話應用程序可以實現遠程工作和在家工作場景。
VoIP 軟電話如何工作？
VoIP 電話系統使用與電子郵件發送文字和照片相同的途徑向收件人發送語音數據。數據（在本例中為聲音數據）被分成多個片段，并通過一種稱為編解碼器的軟件轉換為二進制代碼。然后可以將這些代碼從計算機發送到計算機并“解碼”回原始聲音。
這個過程相當復雜，對于最終用戶來說幾乎沒有必要理解，但有一些要點用戶應該承認。
例如，即使您的 softphone 服務是一個基于 web 的應用程序，它可以與“真實”電話號碼相關聯，如果需要，還可以加上本地區號。這意味著固定電話完全可以訪問您的軟電話。VoIP 軟件提供商可以通過從 Voxbone、Plivo、Twilio 等“運營商”網絡購買號碼來實現這一點，具體取決于您所在的國家/地區。
此外，如果您要從固定電話服務切換到基于云的選項，您可以通過稱為移植的過程保留您當前的號碼，從而轉移號碼運營商之間的停機時間最短（稍后會詳細介紹）。
其次，VoIP 軟電話用戶應了解通話質量風險以及如何減輕這些風險。由于基于云的解決方案依賴于互聯網連接，因此它們容易受到許多基于互聯網的相同問題的影響應用經驗。即，由于帶寬有限導致性能下降。
帶寬問題主要通過抖動和延遲（這聽起來像是電話中的跳躍或亂碼）和掉線來體現。但是，可以通過仔細規劃來消除這些問題?？梢詫δ穆酚善鬟M行 QoS（服務質量）調整，以優先處理語音數據包，而不是其他對時間不太敏感的信息。大多數 VoIP 軟電話服務都可以遠程為您執行此操作。
商務軟電話的主要特點
現在我們知道什么是軟電話及其工作原理，讓我們看看它的一些主要功能以及您可以從企業中獲得的好處軟電話提供商。
下一級客戶體驗
軟電話解決方案的主要特點之一是它們能夠提供更高水平的客戶體驗。這在一定程度上是由于您和您的團隊可以放入系統中的個性化程度。
沒有人喜歡被擱置，但有了軟電話提供商，您可以減輕流程的痛苦并進行自定義呼叫排隊，包括個性化的消息，甚至還有音樂。您還可以為您的 語音郵件 設置，為您的客戶創建定制的問候語。同時，可視語音郵件使您的團隊能夠快速掃描內容，而不是收聽整條消息。
整合可能性
由于您的桌面上有軟件電話解決方案，它可以輕松地與基本業務工具集成，以擴大您的銷售團隊的工作范圍。
這帶來了巨大的好處，因為硬件不會阻礙他們。他們能夠將即時消息作為 軟電話解決方案 或 通過與消息傳遞平臺集成。使用 CRM，他們可以訪問和共享聯系信息等重要數據。
優化調用
您的銷售團隊的時間至關重要。至關重要的是，他們要把錢花在提供令人難忘的客戶體驗上，而不是花在耗時的活動上，比如在通話間隙搜索客戶信息。
軟電話提供商通過點擊撥號, 只需單擊一下即可啟動，從而為您的團隊節省每次通話的時間。強力撥號器 允許您快速連續撥打電話并自動從網頁中提取號碼。
可擴展性
不同于硬電話，軟電話解決方案 沒有固定的可能性，非常靈活，并且更容易擴展以滿足您的業務需求。這意味著，如果您想建立銷售業務、增加更多席位或升級您的能力，合適的軟電話提供商將能夠提供幫助。
您的團隊也可以通過 通話錄音和自動化轉錄。這讓您可以深入了解他們的表現，以便您可以幫助他們提高技能并慶祝他們的成就。
混合工作
如果沒有一個集中的硬件來處理您的電話，基于云的軟電話啟用在家工作 職位的可能性，否則只能在辦公室工作。使用云技術，您的商務電話系統可以從任何有互聯網連接的地方訪問——包括您的移動設備。
卓越的通話質量
基于 Internet 的電話服務 因其不如傳統服務可靠或質量差而聲名狼藉。這在 10 到 15 年前可能是正確的，但現在，VoIP 通話 由于改進的路由器技術和更高的帶寬優先級。光纖互聯網和更新的蜂窩數據信號等創新意味著IP 電話系統質量只會繼續提高。
更高的安全性
雖然電話系統安全是現場系統普遍關心的問題，但 VoIP 安全不應該是最終用戶最關心的問題。
您的數據和隱私受到法律和故障安全措施的保護。規模經濟比您的個人現場電話系統安全得多。亞馬遜 (AWS) 和類似的托管公司雇傭了數千人的安全團隊來確保他們的數據受到保護。此外，基于云的業務工具不斷更新，以盡可能提供最新的安全性（而傳統硬電話系統則沒有）。
電話系統市場指南
在提供令人難忘的客戶體驗方面，軟件電話顯然是未來的趨勢，但這并不意味著可供企業使用的電話系統設置種類不多。
其中一些與軟電話技術兼容，而另一些則依賴固定電話和座機20 年前，PBX 電話系統是黃金商務電話標準，要求為所有員工配備內部技術、服務器和實體桌面電話。許多企業仍在使用這些遺留系統，并支持它們的可靠性。的確如此：如果互聯網服務（或者在某些情況下，電源）中斷，PBX 電話系統將繼續運行，因為它們直接連接到固定電話。
為了使這些遺留系統現代化，一些電話服務提供商將鼓勵企業升級到 IP-PBX。這種混合保留了 PBX 系統的基礎設施（即現場服務器），但允許用戶在其工作站使用“軟電話”進行連接。
雖然IP-PBX軟件消除了對桌面的需要電話，它仍然具有 PBX 的局限性。服務器需要維護，而這種知識差距需要 IT 團隊。
這些解決方案通常用作企業電話系統公司“現代化”其當前客戶基礎設施的一種方式。最終結果是沒有物理桌面電話，也沒有完全基于軟件的所帶來的優勢虛擬電話系統。此外，很難對電話系統進行調整（例如添加新用戶和號碼）。
軟電話技術的最新創新是基于云的 VoIP 電話系統.基于云的解決方案完全消除了對現場服務器和物理電話的需求。這些商務電話是可在多個設備上運行的可下載軟件應用程序，與其他電話系統相比具有更多優勢。
基于云的軟電話的優勢
基于云的解決方案不依賴于位置。只要擁有可靠的互聯網連接，擁有虛擬電話系統的企業員工就可以在家工作。云也在遠程工作能力方面引發了一場革命——整個公司都在通過運營完全遠程的員工隊伍來節省管理費用。
此外，軟件產品能夠以傳統解決方案無法實現的方式相互通信。例如，CRM 工具和電話系統之間的集成很常見?？梢宰詣佑涗浐陀涗浰锌蛻綦娫?。
使用基于云的解決方案可以更輕松地訪問通話記錄。在許多情況下，每次通話后都會自動創建指向在線音頻文件的鏈接，并且可以輕松存儲或共享。這可用于質量保證或培訓目的。
調整呼叫路由結構（來電如何分類以及誰的電話按什么順序響鈴）在舊電話系統中非常困難。在虛擬軟電話系統上，這個過程就像調整電子郵件收件箱設置一樣簡單?？梢酝ㄟ^管理儀表板實現其他自定義，例如 IVR 系統或個性化語音郵件消息。
這些類型的調整過去需要花費合格專業人員數小時的時間，但使用基于云的選項，只需幾分鐘。
如何設置軟電話
在設置商務電話系統時，它可能是一個過于復雜、運行時間長的過程。安裝可能會很棘手，需要工程師到您的辦公室，而您的團隊在漫長、中斷的過程中無法打電話。
另一個缺點可能是他們需要學習的技能以及他們在熟悉復雜硬件時需要參與的入職培訓。
使用軟電話系統，只需幾分鐘即可完成設置，并存在于您團隊的桌面或手機上，使整個過程無縫銜接。
當您需要銷售業務保持勢頭并且不能錯過客戶來電時，這是必不可少的。
一旦您選擇了軟電話提供商或選擇了像 Aircall 這樣的 VoIP 解決方案（其中包括軟電話服務），真正開始設置就很簡單了像 1、2、3 一樣簡單:
1.按照您的 IT 團隊的步驟下載軟電話提供商文件
2.點擊文件開始安裝
3.雙擊軟電話提供商圖標啟動服務
幾乎沒有安裝時間，您的團隊可以立即開始。像 Aircall 這樣的軟電話供應商也將配備一個廣泛的在線知識中心，您的團隊可以在熟悉基礎知識后觀看有關其許多功能的視頻。
近年來，我們的數字技術都變得更加流暢，因此軟電話界面不應該讓我們感到驚訝。
事實上，您可能會發現您選擇的軟電話解決方案類似于您技術堆棧中的其他工具，并且您團隊的數字直覺性有助于啟動和運行它們。
無論這一切看起來多么容易，最好確保您仍然可以在您的團隊開始使用新的軟電話提供商時為他們提供支持。讓他們的日常通話充滿信心地進行是當務之急，像這樣具有多種功能的系統可以支持他們現在和長期發展。
當您遇到更復雜的問題時，Aircall 還提供其團隊的現場支持。
這可能是在會走之前不會跑的情況，但是當您的團隊準備就緒時，軟電話解決方案的可能性可以幫助他們發展新技能，帶來自主權了解他們的表現，并與同事分享技能。
這一切都將有助于他們提供更高水平的客戶體驗。
如何從其他系統切換到軟電話
從其他遺留系統切換到軟電話解決方案很簡單，尤其是當您采用基于云的電話時。
首先，與硬電話不同，您無需購買任何特定硬件來適應新系統。Aircall 等基于云的電話系統可以直接在瀏覽器中運行，也可以通過可下載的桌面或移動應用程序運行。也就是說，如果遠程工作是您的業務目標之一，那么投資筆記本電腦或其他便攜式設備是有意義的。
關于設備的另一個注意事項：您的用戶擁有優質耳機和麥克風至關重要。雖然您的 VoIP 軟電話可以使用任何設備上的音頻輸出和麥克風輸入，但如果耳機專為撥打 IP 電話而設計，則整體通話質量會更好。Jabra 40 是適合希望轉向 VoIP 的團隊的優質入門級型號。
許多新的基于云的手機用戶擔心切換時會出現宕機。他們想，“我必須更換電話號碼嗎？我們的客戶會無法聯系到我們嗎？”
但是，正如我們將探討的那樣，將您的號碼轉移到軟電話服務是此過程有多么簡單的另一個例子。
切換到軟電話服務時轉移號碼
攜號轉網是一個涉及四方的過程：您、您當前的提供商、您的新提供商和網絡運營商。
壞消息是您需要填寫一些文件。好消息？您的新電話提供商將完成絕大多數繁重的工作。
您只需提供：
- 您當前電話提供商的名稱
- 每個號碼的賬戶所有者姓名
- 與每個號碼關聯的完整地址
- 每個號碼的最后一張賬單副本
- 如果您能提供每個號碼的 CSR（客戶服務記錄），則此文檔將包含大部分必要信息。這將大大加快這個過程。
從那里開始，與舊電話系統的所有交互都將由新的基于云的電話提供商處理。移植請求將與運營商（例如 Voxbone 或 Twilio）一起安排。這可確保您的號碼正式有效且可訪問。
請記住，雖然這個過程在很多方面都比較簡單，但攜號轉網并不是即時的。必須至少提前八天向承運人提出要求。這個時間范圍 – 加上收集必要的信息 – 意味著您應該為整個過渡安排至少兩周的預算。
如何為您的企業選擇合適的軟電話提供商
有這么多的軟電話提供商，試圖只選擇一個可能會讓人感到困惑。不過，這個選擇值得深思。盡管軟電話具有多種功能，但一些提供商不會提供您需要的一切。他們還可能將您真正想要的功能隱藏在超出預算的昂貴會員計劃背后。
在選擇合適的軟電話解決方案時，請問自己以下問題，以確保從一開始就是合作伙伴關系。
他們提供綜合服務嗎？
出色的軟件電話服務是與其他軟件和應用程序集成的服務。這并不是說您的軟電話服務不會自行提高您的銷售或支持運營技能。但是，通過打開集成之門，您可以將銷售流程引向令人興奮的新方向。
這可能是您作為技術堆棧的一部分已經擁有的軟件和應用程序的問題。也可能是您的軟電話提供商是朝著新的和改進的方向邁出的第一步。重要的是這是可能的。
想想您是否希望您的軟電話提供商能夠從 CRM 系統?；蛘?，如果您專注于客戶的購買歷史記錄，電子商務整合必不可少。在內部，您可能想要實現調用 錄音和轉錄進入您的訓練，甚至通過 分享快速更新團隊消息 系統。
集成的世界是無限的，所以不要用無法集成的軟電話服務限制您的可能性。
他們是我業務的真正合作伙伴嗎？
在選擇軟電話提供商時，您需要詢問他們是否能夠成為您業務的真正合作伙伴。
這可以歸結為軟電話提供商提供的客戶支持以及您和您的團隊是否感到受到支持。這既是在入職過程中，也是在您使用系統時。
選擇符合您的目標以及您打算如何使用該系統的軟電話解決方案非常重要。這樣，當您成長時，您仍然在表現。
也問問自己有關可擴展性的問題?？赡苣能涬娫捥峁┥虖囊婚_始就提供的電話線正是您所需要的，但將來呢？想象一下您希望您的業務發展到哪里，然后問問自己這個軟電話提供商是否可以幫助您到達那里。
它與您的業務兼容嗎？
我們可能會假設所有軟件提供商都與現有技術兼容。然而，沒有什么比與軟電話提供商簽署擴展計劃卻發現它不適用于您團隊首選操作系統的一半更糟糕的了。Aircall 通過與所有主要操作系統和設備的兼容性幫助您避免這種情況，但并非所有提供商都這樣做。
讓您的團隊進行一次快速投票，以了解他們使用的操作系統。從那里，您可以查看您想要的軟電話提供商是否滿足他們的需求。雖然設置可能沒有復雜性，但為您的銷售團隊投入新設備卻并非如此。
許多軟電話提供商也提供免費試用。將這些作為您和您的團隊親身實踐的機會，并確保它是正確的解決方案。
您要考慮的另一個因素是成本?？赡苁敲赓M版本對您的團隊來說就足夠了，或者包含您需要的所有功能的價格計劃超出了預算。詢問您的團隊，如果不決定什么值得付費，什么不值得，您絕對不能做什么。
你們的協議匹配嗎？
雖然軟電話大多很容易理解，但有一個細節方面需要您注意。這就是協議。
協議是數據在任何給定網絡上的處理和傳輸方式。為確?？梢赃M行對話，兩個端點都需要使用相同的協議。盡管“協議”是 VoIP 的最后一個字母，但它實際上是傳輸語音和視頻所需的幾種協議的總稱。
還在我們身邊嗎？好的。
在選擇軟電話解決方案時，您需要確保軟電話協議與 VoIP 提供商的協議相同。
如果您選擇了像 Aircall 這樣的基于云的呼叫軟件，那就高枕無憂了。您的軟電話和 VoIP 提供商是一回事。但是，如果您選擇了兩個獨立的提供商，則需要檢查他們的協議是否匹配。否則，您將無法撥打電話。
您可以在 Aircall 的 VoIP 協議常見問題解答.
要詳細了解您應該尋找的功能，請查看我們的綜合指南。
與 Aircall 連接
切換到基于云的軟電話似乎是一項艱巨的任務，尤其是在臨時通知的情況下。但實際上，這是您將做出的最簡單、最明智的決定之一。如果你對過程感到好奇，想了解更多，聯系 Aircall 團隊.
本文最初發布于 2020 年 5 月 5 日，并于 2022 年 5 月 16 日更新。